Partager une campagne de coupons avec des prestataires

Une kermesse, un concert, un festival ? Le service organisateur (ou un commerçant) se met d'accord sur un tarif préférentiel avec un prestataire — par exemple une formule déjeuner à 10 € au lieu de 15 € pour les artistes et le staff — puis lui remet des coupons. Avec le partage de campagne, ce prestataire scanne lui-même les coupons, et vous savez en temps réel combien ont été utilisés et par qui.

Le principe

C'est la campagne entière qui est partagée, pas chaque coupon un par un. Vous générez pour chaque prestataire un identifiant (jamais une adresse email) et un mot de passe personnels. Le prestataire les saisit dans l'application : s'il est déjà client de Wafalia, la campagne rejoint son compte ; sinon, il accède à un espace prestataire simplifié, sans inscription ni abonnement. Dans les deux cas, il scanne les coupons comme n'importe quel commerçant, et chaque coupon scanné est définitivement marqué comme utilisé.

Étape 1 — Partager la campagne

Ouvrez le détail de la campagne de coupons (menu Campagnes → Coupons, onglet Gestion) et activez le switch « Partager cette campagne » du bloc Partage avec des prestataires (le switch existe aussi dans le formulaire de création).

Étape 2 — Générer les identifiants de chaque prestataire

Renseignez le nom du commerçant / prestataire, son adresse email et, si vous souhaitez suivre les montants, la valeur unitaire des coupons convenue avec lui (en euros, facultative), puis cliquez sur « Générer ». L'application crée un identifiant et un mot de passe personnels, les affiche une seule fois (notez-les si vous devez les communiquer autrement) et envoie au prestataire un email à vos couleurs contenant :

1. l'identifiant, le mot de passe et le lien de l'application ;
2. un QRCode qui ouvre l'application avec l'identifiant prérempli (seul le mot de passe reste à saisir) ;
3. le mode d'emploi des deux cas : avec un compte Wafalia, ou sans compte via l'espace prestataire.

Le nom, l'email et la valeur unitaire du prestataire peuvent être corrigés à tout moment sans impact sur ses identifiants ni sur son accès (une correction de la valeur recalcule ses montants). En cas de mot de passe perdu, le bouton « nouveau mot de passe » en génère un autre (l'ancien cesse de fonctionner) et le renvoie par email.

Étape 3 — La valeur des coupons, prestataire par prestataire

La valeur unitaire des coupons se définit pour chaque prestataire, au moment du partage : certains prestataires n'ont pas les mêmes tarifs que d'autres, et leurs clients n'en savent rien puisque la valeur n'est jamais imprimée sur le coupon (libre à vous de l'ajouter avec l'éditeur de coupon) et que tous les coupons de la campagne sont identiques. Elle sert à calculer le montant total des coupons utilisés par chaque prestataire, affiché chez vous comme chez lui.

Étape 4 — Suivre les utilisations

Dès qu'un prestataire attache la campagne, vous recevez un email (une seule fois par attachement). Le bloc Partage avec des prestataires affiche pour chacun son statut (en attente, attachée, détachée), ses coupons utilisés et le montant correspondant ; la liste des coupons (onglet Coupons) indique le prestataire qui a scanné chaque coupon, et la page se rafraîchit toute seule. Le scan de vos propres coupons ne change pas. Si un prestataire détache la campagne, vous en êtes prévenu par email avec son bilan.

Étape 5 — Mettre fin au partage

Désactiver le switch, retirer un prestataire ou supprimer la campagne envoie à chaque prestataire concerné un email de bilan personnalisé (coupons utilisés, montants) auquel vous pouvez joindre un commentaire (remerciements, précisions) ; ses identifiants sont supprimés. Le bilan complet — coupons utilisés, restants, montants, par prestataire — est conservé dans votre historique des actions. Si vous partagez à nouveau la campagne, de nouveaux identifiants devront être générés et communiqués.

Questions fréquentes

Le prestataire peut-il voir les codes de mes coupons ?

Non. Il ne voit que les coupons qu'il a lui-même scannés (code et date), la valeur unitaire convenue avec lui et le montant total. Les codes non utilisés ne lui sont jamais montrés : il ne peut pas les activer lui-même.

Un prestataire scanne un coupon sans avoir attaché la campagne ?

Son scanner affiche un avertissement : il doit d'abord attacher la campagne avec les identifiants que vous lui avez communiqués. Vous-même scannez vos coupons normalement.

Puis-je partager la même campagne avec plusieurs prestataires ?

Oui, chacun avec ses propres identifiants et sa propre valeur unitaire de coupon : les montants sont suivis prestataire par prestataire. Pour des coupons de prix différents chez un même prestataire, créez une campagne partagée par type de coupon.